document manager

Ο όρος  ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (electronic document management, EDM) αναφέρεται στην αναζήτηση-εύρεση και αποθήκευση ηλεκτρονικών δεδομένων-εγγράφων. Ενίοτε  χρησιμοποιείται καταχρηστικά και για τη διαδικασία της ψηφιοποίησης έγχαρτων δεδομένων (paper documents) δικαιολογημένα κατά τη γνώμη μας, τουλάχιστον σε επίπεδο διαδικασίας, καθώς δε μπορεί να υπάρχει ηλεκτρονική διαχείριση πληροφορίας αν αυτή δεν είναι ψηφιοποιημένη.  Ωστόσο πρέπει να γίνει σαφές ότι σε επίπεδο λογισμικού η διαχείριση εγγράφων είναι εντελώς διαφορετική λειτουργία από την ψηφιοποίηση εγγράφων, η οποία προηγείται πάντα χρονικά.

Το πόσο αναγκαία είναι κάθε διαδικασία σε μία επιχείρηση είναι συνάρτηση πολλών παραμέτρων, οι σημαντικότερες από τις οποίες αναφέρονται στη συνέχεια:

  • Το κόστος αναζήτησης-διακίνησης των εγγράφων, εκφραζόμενο ποικίλες αξίες (χρόνο, χρήμα κλπ)
  • Η εσωτερική αξία των εγγράφων που διακινούνται
  • Η ασφάλεια της φυσικής υπόστασης των εγγράφων που διακινούνται
  • Η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που είναι καταχωρημένες στα έγγραφα που διακινούνται

Οι περισσότερες ελληνικές επιχειρήσεις δεν έχουν ακόμα εντάξει ολοκληρωμένα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στη λειτουργία τους. Ένας βασικός λόγος είναι ότι τα Microsoft Windows, που είναι το πλέον διαδομένο λειτουργικό σύστημα στις ελληνικές επιχειρήσεις, διαθέτουν  κάποιες βασικές λειτουργίες  ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Ένας δεύτερος βασικός λόγος είναι  το κόστος μετάβασης στην κατάσταση ψηφιακής λειτουργίας.

H Mind Solutions έχει διαμορφώσει μία βασική πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων με έμφαση:

  • στην ασφάλεια των δεδομένων (κρυπτογράφηση)
  • στη γρήγορη αναζήτηση
  • στη δυνατότητα επέκτασης από τον τελικό χρήστη
  • στην εύκολη παραμετροποίηση