time tracking

Η καταγραφή του χρόνου απασχόλησης του ανθρώπινου δυναμικού είναι μία διαδικασία εξαιρετικά σημαντική, ιδιαίτερα στις επιχειρήσεις εντάσεως εργασίας (παροχή υπηρεσιών) όπου οι δαπάνες για μισθοδοσία αποτελούν κατά κανόνα το μεγαλύτερο ποσοστό του κόστους λειτουργίας. Η καταγραφή της  απασχόλησης του ανθρώπινου δυναμικού δίνει την ακριβή εικόνα για το πού αναλώθηκε ο χρόνος, άρα πού κατανεμήθηκε τελικά το κόστος απασχόλησης. Αν αυτή η πληροφόρηση χρησιμοποιηθεί ορθολογικά, τα οφέλη για την επιχείρηση μπορεί να είναι πολλαπλά ( δικαιότερο σύστημα αμοιβών, βελτίωση της τιμολογιακής πολιτικής, αντιμετώπιση νεκρού χρόνου κλπ).

Η καταγραφή του χρόνου απασχόλησης αναπτύχθηκε στις δυτικές κοινωνίες πριν αρκετές δεκαετίες. Αρχικά εφαρμόστηκε στη βιομηχανία με τα φύλλα παρουσίας (time cards) και αργότερα στις υπηρεσίες με τα φύλλα απασχόλησης (time sheets). Σήμερα η διαδικασία υποστηρίζεται από πληθώρα προϊόντων λογισμικού.  

Κατά τη γνώμη μας η καταγραφή της απασχόλησης ως πληροφορία είναι απολύτως απαραίτητη στη Διοίκηση της επιχείρησης. Ωστόσο υπάρχουν παράμετροι, συνυφασμένες με την ανθρώπινη φύση, που αν δε ληφθούν υπόψη το πιθανότερο είναι ότι η διαδικασία της καταγραφής θα αποκτήσει «τυπικό χαρακτήρα» και η  τελική πληροφορία θα απέχει από την πραγματικότητα.

Άποψη μας είναι ότι τα συστήματα καταγραφής και παρακολούθησης της απασχόλησης θα πρέπει να είναι κατ’ αρχήν «ευέλικτα» και  «ανοιχτά» προς όλες διοικητικές βαθμίδες, με δικαιώματα και υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτές. Τέτοια συστήματα τονώνουν το αίσθημα της συμμετοχής, ενθαρρύνουν την ανάληψη της πρωτοβουλίας ,την  αυτενέργεια και ταυτόχρονα εξατομικεύουν την ευθύνη. Αντίθετα τα κλειστά, αυταρχικά και μη ευέλικτα  συστήματα καταγραφής έχει αποδειχτεί στην πράξη ότι προκαλούν stress και σταδιακά μετατρέπονται σε μηχανισμό λοβοτόμησης. Άρα από τη φύση τους είναι ευάλωτα στις στρεβλώσεις.  

 

Βασικοί πυλώνες στη λύση που προτείνουμε είναι οι εξής :

  • Η δήλωση απασχόλησης  είναι προτιμότερο να γίνεται από τον  άμεσα ενδιαφερόμενο, και όχι από τον προϊστάμενο του ή κάποιον τρίτο, ώστε αφενός να νιώθει ότι έχει συμμετοχή στη διαδικασία και αφετέρου να αναλαμβάνει μέρος της ευθύνης.
  • Η  καταγραφή να γίνεται τόσο συχνά όσο χρειάζεται ώστε να εξασφαλίζεται  η εγκυρότητα των δεδομένων. Μεγάλη συχνότητα αυξάνει την εγκυρότητα αλλά μειώνει την παραγωγικό χρόνο. Αντίθετα υπερβολικά μικρή συχνότητα εγκυμονεί κινδύνους στρεβλής της πληροφόρησης.
  • Τα ιστορικά δεδομένα θα πρέπει να είναι άμεσα προσβάσιμα από τον ενδιαφερόμενο ώστε να μπορεί να παρακολουθεί τις επιδόσεις τους και να πραγματοποιεί ανεμπόδιστα την αυτοκριτική του.
  • Σαφής κανονισμός λειτουργίας που να περιγράφει αναλυτικά τη διαδικασία καταγραφής, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των μελών του συστήματος.
  • Αξιόπιστο software που θα υποστηρίζει με την αρχιτεκτονική και τα χαρακτηριστικά του όλα τα προαναφερθέντα και θα αποτελεί την εγγύηση για την  ομαλή ροή της διαδικασίας.