reporting

Η έγκαιρη και έγκυρη πληροφόρηση είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη λήψη της σωστής απόφασης ή τουλάχιστον για την αποφυγή λήψης μιας λανθασμένης απόφασης. Ως εκ τούτου το Reporting είναι μία εξαιρετικά σημαντική διαδικασία η οποία βοηθά τη Διοίκηση της επιχείρησης να αξιολογήσει ορθολογικά τις παραμέτρους και να λάβει, κατά τεκμήριο, σωστές και ωφέλιμες για την επιχείρηση αποφάσεις. Οι δύο βασικοί παράγοντες που επηρεάζουν την παραγωγή αξιόπιστης πληροφόρησης είναι :

  • Η αξιοπιστία των πρωτογενών δεδομένων, δηλαδή αυτών που θα επεξεργαστούν για να παραχθεί η τελική πληροφορία
  • Η εγκυρότητα της επεξεργασίας των δεδομένων, δηλαδή η ορθότητα της διαδικασίας βάσει της οποίας τα πρωτογενή δεδομένα μετατρέπονται σε τελική πληροφορία

Και οι δύο αυτοί παράγοντες έχουν ευθεία σχέση με το κόστος της πληροφόρησης, δηλαδή αύξηση τους προκαλεί, κατά κανόνα, αύξηση στο κόστος πληροφόρησης, άρα στο συνολικό κόστος λειτουργίας της επιχείρησης. Ίσως ο μόνος τρόπος να περιοριστεί αυτή η σχέση είναι με τη χρήση λογισμικού, χωρίς βέβαια αυτό να είναι πανάκεια. Τα τελευταία χρόνια έχουν παρουσιαστεί στην αγορά πληθώρα προϊόντων πληροφορικής για reporting (business intelligence tools, reporting tools, reporting services κ.α) Από αυτά τα προϊόντα, κατά τη γνώμη μας, τα καλά είναι «ακριβά», μη προσιτά για τη μικρομεσαία ελληνική επιχείρηση, είτε λόγω του αυξημένου κόστους αγοράς τους, είτε λόγω του αυξημένου κόστους παραμετροποίησης και συντήρησης τους.

Μελετήσαμε διεξοδικά το ζήτημα της πληροφόρησης που χρειάζεται η μέση ελληνική επιχείρηση. Εξετάσαμε τα είδη της πληροφόρησης, διακρίνοντας τα σε πληροφόρηση που η επιχείρηση υποχρεούται να έχει (κανονιστικό πλαίσιο, πιστωτές κλπ) και σε πληροφόρηση που είναι συνετό να έχει προκειμένου να  λειτουργεί  ορθολογικά. Σε αυτά προσθέσαμε την παράμετρο χαμηλό κόστος και καταλήξαμε στην εξής λύση :

  • Αξιόπιστη πηγή πληροφόρησης είναι το ισοζύγιο της επιχείρησης, η τήρηση του οποίου είναι εκ του νόμου υποχρεωτική
  • Έγκυρη επεξεργασία των δεδομένων μπορεί να κάνει μόνο ένα σωστά παραμετροποιημένο λογισμικό
  • Δημιουργία πρότυπων αναφορών μπορεί να κάνει μόνο ένας άρτια καταρτισμένος επιστήμονας
  • Παραγωγή αξιόπιστων αναφορών  με χαμηλό κόστος μπορεί, αφού υπάρχουν όλα τα προηγούμενα, ένας σωστά εκπαιδευμένος χρήστης του λογισμικού